1. Rekisterinpitäjä
Search & Selection – S&S Consulting Oy Ab
Y-tunnus: 2373027-6
Osoite: Itälahdenkatu 15-17 A, 00210 Helsinki
Puhelin: 09 686 0570
2. Tietosuojavastaava
Sanna Leppäluoto
Itälahdenkatu 15-17 A, 00210 Helsinki
puh. 050 344 6864 tai 09 686 0570
3. Rekisterin nimi
Search & Selection – S&S Consulting Oy Ab:n ehdokasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Search & Selection – S&S Consulting Oy Ab harjoittaa rekrytointia. Yhtiön liiketoiminta perustuu sopivien ehdokkaiden etsimiseen ja esittelyyn toimeksiantajalle. Toimeksiannot pohjautuvat asiakkaan tarpeeseen täyttää avoin työtehtävä, ja tavoite on solmia työsuhde hakukriteerit täyttävän ehdokkaan kanssa.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu hoitaa asiakassopimukseen pohjautuvaa toimeksiantoa sekä ehdokkaan suostumus, kun ehdokasta esitellään asiakkaalle tai kun tietoja käsitellään soveltuvuusarviointeja varten.
Henkilötietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on rekrytointipalvelujen hoitaminen. Rekisteri sisältää henkilötietoja S&S Consultingin kautta työnhakijaksi ilmoittautuneista ja ehdokkaaksi haluavista henkilöistä.
5. Rekisterin tietosisältö
Ehdokasrekisteri sisältää työnhakijan itse antamia tietoja tai julkisista tietolähteistä kerättyjä tietoja. Näitä henkilötietoja ovat:
- etu- ja sukunimi
- muut nimet
- katuosoite, postinumero ja -toimipaikka (nämä tiedot eivät ole pakollisia, jos tiedot kerätään julkisista lähteistä)
- puhelinnumerot (työ-, matkapuhelin)
- sähköpostiosoitteet (työ, koti)
- kotisivut
- LinkedIn-profiili
- kotimaa
- peruskoulutus ja käydyt kurssit
- koulutukseen liittyvät tiedot (koulutusalue ja -taso sekä pääaine ja lisätiedot pääaineesta, opintojen aloitus- ja lopetusvuosi, tutkinto, oppilaitos)
- työhistoria (työnantaja, toimiala, tehtävä, tehtävä- ja vastuualue, työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä irtisanomisaika)
- kielitaito (oma arvio)
- erityisosaaminen
- soveltuvuusarviointien tulokset
- toiveet uudelta tehtävältä (tehtäväalue, toimiala, tavoitetaso, palkkatoivomus ja muut tavoitteet)
- oma arvio itsestä sekä konsultin arvio soveltuvuudesta avoimeen tehtävään
- suosittelijat
6. Henkilötietojen lähteet
Tietoja kerätään:
- Ehdokkaalta itseltään (puhelimitse, sähköpostilla, verkkolomakkeella, tapaamisessa)
- Julkisista lähteistä (esim. LinkedIn, yritysten verkkosivut, artikkelit)
- Ostetuista rekistereistä tai tietokannoista
- Soveltuvuusarviointien yhteydessä erillisen suostumuksen perusteella
- Rekisteröityä informoidaan aina lain vaatimalla tavalla, kun tietoja kerätään muualta kuin suoraan häneltä (esim. referenssit)
7. Tietojen luovutus ja siirto
- Asiakasyrityksille, jotka ovat antaneet toimeksiannon – vain ehdokkaan suostumuksella
- Viranomaisille lakisääteisissä tilanteissa
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin, eikä tietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.
8. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin:
- rekrytointiprosessi tai asiakassuhde on aktiivinen
- ehdokas ei ole pyytänyt tietojensa poistamista
Vanhoja tietoja tarkistetaan ja poistetaan säännöllisesti. Mikäli ehdokas ei ole ollut aktiivinen 24 kuukauteen, hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan, ellei ole erikseen sovittu pidemmästä säilytyksestä.
9. Rekisterin suojaus
Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja suojataan seuraavin keinoin:
- Tiedot säilytetään teknisesti suojatuissa järjestelmissä
- Pääsy on rajattu käyttäjätunnuksilla ja monivaiheisella tunnistautumisella
- Fyysinen pääsy on estetty turvatoimin
- Vain rekisterinpitäjän nimetyt henkilöt voivat käsitellä tietoja
10. Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus: oikeus tietää, mitä tietoja sinusta on tallennettu. Pyyntö on tehtävä kirjallisesti tai henkilökohtaisesti ja henkilöllisyys on varmennettava. Tiedot annetaan ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin viimeistään 30 päivän kuluessa.
Tietojen oikaisu: oikeus pyytää virheellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista.
Oikeus tulla unohdetuksi: tietojen poistamista voi pyytää milloin tahansa. Rekisterinpitäjä poistaa tiedot ilman aiheetonta viivytystä, ellei säilytykselle ole lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä.
Oikeus siirtää tiedot: pyynnöstä tiedot voidaan toimittaa toiselle rekrytointitoimijalle koneellisesti luettavassa muodossa.
Oikeus vastustaa käsittelyä: henkilö voi vastustaa tietojensa käsittelyä oikeutetun edun perusteella.
Oikeus tehdä valitus: Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi).
11. Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka
Palveluissa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.
12. Suostumus
Ehdokas hyväksyy tämän tietosuojaselosteen ehdot, kun hän ilmoittautuu Search & Selection – S&S Consulting Oy Ab:n rekrytointipalveluun. Suostumus kysytään erikseen aina, kun tietoja esitellään asiakasyritykselle tai käsitellään soveltuvuusarviointeja.
Päivitetty: 16.4.2025