Me S&S Consulting Oy Ab:lla ymmärrämme luottamuksen merkityksen palvelussamme. Henkilötietojesi yksityisyyden ja luottamuksellisuuden suojaaminen on keskeinen periaate vuorovaikutuksessamme asiakkaidemme ja ehdokkaidemme kanssa.
1. Rekisterinpitäjä
Search & Selection - S&S Consulting Oy Ab
Y-tunnus: 2373027-6
Osoite: Itälahdenkatu 15-17 A, 00210 Helsinki
Puhelin: 09 686 0570
2. Tietosuojavastaava
Sanna Leppäluoto
Itälahdenkatu 15-17 A, 00210 Helsinki
puh. 050 344 6864 tai 09 686 0570
3. Rekisterin nimi
Search & Selection – S&S Consulting Oy Ab:n ehdokasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Search & Selection – S&S Consulting Oy Ab harjoittaa rekrytointia. Yhtiön liiketoiminta perustuu sopivien ehdokkaiden etsimiseen ja esittelyyn toimeksiantajalle. Toimeksiannot pohjautuvat asiakkaan tarpeeseen täyttää avoin työtehtävä, ja tavoite on solmia työsuhde hakukriteerit täyttävän ehdokkaan kanssa.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu hoitaa asiakassopimukseen pohjautuvaa toimeksiantoa.
Henkilötietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on rekrytointipalvelujen hoitaminen. Rekisteri sisältää henkilötietoja S&S Consultingin kautta työnhakijaksi ilmoittautuneista ja ehdokkaaksi haluavista henkilöistä.
Ehdokasrekisteri sisältää työnhakijan itse antamia tietoja tai julkisista tietolähteistä kerättyjä tietoja. Näitä henkilötietoja ovat:
- etu- ja sukunimi
- muut nimet
- katuosoite, postinumero ja -toimipaikka (nämä tiedot eivät ole pakollisia, jos tiedot kerätään julkisista lähteistä)
- puhelinnumerot (työ, matkapuhelin)
- sähköpostiosoitteet (työ, koti)
- kotisivut
- syntymäaika
- LinkedIn-profiili
- kotimaa
- peruskoulutus ja käydyt kurssit
- koulutukseen liittyvät tiedot (koulutusalue ja -taso sekä pääaine ja lisätiedot pääaineesta, opintojen aloitus- ja lopetusvuosi, tutkinto, oppilaitos)
- työhistoria (työnantaja, toimiala, tehtävä, tehtävä- ja vastuualue, työsuhteen alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä irtisanomisaika)
- kielitaito (oma arvio)
- erityisosaaminen
- toiveet uudelta tehtävältä (tehtäväalue, toimiala, tavoitetaso, palkkatoivomus ja muut tavoitteet)
- oma arvio itsestä sekä konsultin arvio soveltuvuudesta avoimeen tehtävään
- suosittelijat
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Ehdokasrekisteriin kerättävät tiedot hankitaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, sähköpostilla, rekrytointijärjestelmämme kautta, henkilökohtaisissa tapaamisissa tai muilla tavoin. Lisäksi rekisteriin kerätään henkilötietoja julkisista lähteistä, kuten työnhakijan itse antamat tiedot ja julkiset lähteet, esim. lehdet, matrikkelit ja yritysten kotisivut; ostetut tietokannat ja yhteystietorekisterit. Rekisteriin viedään myös tietoja soveltuvuusarvioinneista, kun työnhakija on erillisessä lomakkeessa antanut tähän luvan.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
S&S Consulting luovuttaa työnhakijoiden henkilötietoja vain toimeksiannon antaneille työnantajille. Henkilötietoja ei luovuteta EU-alueen ulkopuolelle, ellei ehdokas ole antanut siihen suostumusta. Henkilötietoja ei myöskään luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.
S&S Consulting voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kaikkia S&S Consultingin työnhakijaan liittyviä tietoja käsitellään luottamuksellisina, eikä niitä saa ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuna. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kuluvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi vain rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti, ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
8. Tietojen tarkastusoikeutus
Henkilöillä on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu ehdokasrekisteriin. Nämä tiedot on annettava henkilöille ymmärrettävässä muodossa.
Tietoja haluavan on esitettävä yksilöity tarkastuspyyntö S&S Consultingille. Sen voi tehdä käymällä henkilökohtaisesti S&S Consultingin toimistolla, jossa henkilöllisyys tarkastetaan. Tarkastuspyyntöä ei voi tehdä puhelimitse. Tiedot on annettava kolmen kuukauden kuluessa ja ymmärrettävässä muodossa, esim. erilaiset lyhenteet ja koodit on selitettävä. Henkilö voi tarkastaa tietonsa maksutta kerran vuodessa, muussa tapauksessa voidaan periä tarkastusmaksu.
9. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa (CV) siirtämistä järjestelmästä toiseen.
10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaisille paikkakunnalla, jossa hänen vakinainen asuin- tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuojan rikkominen on tapahtunut.
11. Oikeus tulla unohdetuksi
Ehdokkailla on myös oikeus oikaista tietojaan ja oikeus tulla unohdetuiksi. Pyynnöt tulee esittää kirjallisesti, minkä jälkeen S&S Consulting oikaisee tiedot järjestelmään tai vastaavasti poistaa ehdokkaan tiedot. Henkilötiedoista jätetään nimi ja puhelinnumero, jotta saamme unohdetuksi tulemisen pyynnöstä merkinnän järjestelmäämme emmekä ota henkilöön yhteyttä tai käytä hänen tietojaan myöhemmissä rekrytointiprosesseissa.
12. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn
Kun ehdokas on meihin yhteydessä tai käy verkkosivuillamme, hän hyväksyy sen, että käsittelemme hänen henkilötietojaan tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen tai nimenomaiseen suostumukseen paitsi niillä henkilöillä, jotka esittelemme toimeksiantajillemme heidän suostumuksensa jälkeen.
Päivitetty 6.9.2018